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REGLEMENT DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Contrôleur des données : Travelopia Holdings Limited, Origin 1, 108 High Street, Crawley, RH10 1BD, UNITED KINGDOM

Ce règlement et son contenu s'appliquent à Travelopia Holdings Limited et à ses sociétés affiliées.

Nous, Travelopia Holdings Limited, recueillons et traitons les données personnelles relatives à nos employés pour gérer la relation de travail. Nous nous engageons à être transparents sur la manière dont nous recueillons et utilisons ces données et dont nous remplissons nos obligations en matière de protection des données.

Ce règlement de protection des données décrit comment nous recueillons et utilisons les informations personnelles vous concernant pendant et après votre candidaure a un poste et pendant toute la procédure de recrutement, conformément au Règlement général Européen sur la protection des données (GDPR). Il s'applique à tous les candidates, employés, travailleurs et entrepreneurs.

Ce règlement ne fait partie d'aucun contrat de travail ou d'un autre contrat de prestation de services. Nous pouvons mettre à jour ce règlement à tout moment. Il est important que vous lisiez ce règlement, ainsi que tout autre règlement de confidentialité que nous pouvons fournir à certaines occasions lorsque nous recueillons ou traitons des informations personnelles vous concernant, afin que vous sachiez comment et pourquoi nous utilisons ces informations.

Quelles informations recueillons-nous ?

Nous collectons et traitons toute une gamme d'informations à votre sujet. Celles-ci comprennent notamment :

  • votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et numéro de téléphone, date de naissance et sexe ;
  • les termes et conditions de votre emploi ;
  • des détails sur vos qualifications, vos compétences, votre expérience et vos antécédents professionnels (y compris les dates de début et de fin d’emploi) avec les employeurs précédents et avec nous ;
  • des informations sur votre rémunération, y compris le droit à des avantages tels que des pensions ou une couverture d'assurance ;
  • les détails de votre compte bancaire et numéro de sécurité sociale ;
  • des informations sur votre état civil, vos proches, les personnes à votre charge et les personnes à contacter en cas d'urgence ;
  • des photos de vous ;
  • des informations sur votre nationalité et votre droit de travailler dans l’EU ;
  • des informations sur votre casier judiciaire si autorisé par la loi de votre pays ;
  • les détails de vos horaires (jours de travail et heures de travail) et de votre présence au travail ;
  • les détails des périodes de congés que vous avez prises, y compris les jours fériés, les absences pour maladie, les congés familiaux et les congés sabbatiques, ainsi que les raisons du congé ;
  • les détails de toute procédure disciplinaire ou plainte dans laquelle vous avez été impliqué, y compris les avertissements qui vous ont été adressés et la correspondance qui s’y rapporte ;
  • les détails de toute restructuration ou consultation de réorganisation interne ;
  • les évaluations de votre rendement, y compris les appréciations, les revues et notes de performance, les plans d'amélioration de performance et la correspondance qui s’y rapporte ;
  • des informations sur les conditions médicales ou de santé, y compris si vous avez ou non un handicap pour lequel nous devons faire des ajustements raisonnables.

Nous pouvons recueillir ces informations de diverses manières. Par exemple, des données peuvent être collectées : à travers des formulaires de candidature, des CV ; obtenues à partir de votre passeport ou d'autres documents d'identité tels que votre permis de conduire ou certificat de naissance; des formulaires remplis par vous au début ou pendant votre emploi (tels que les formulaires de nomination aux prestations) ; de la correspondance avec vous; ou par des entrevues, des réunions ou d'autres évaluations.

Nous pouvons également recueillir, stocker et utiliser les « catégories spéciales » suivantes d'informations personnelles plus sensibles :

  • des informations sur votre race ou ethnie, vos croyances religieuses et votre orientation sexuelle ;
  • appartenance à un syndicat ;
  • des informations sur votre état de santé, notamment les dossiers médicaux, de santé et de maladie déclarée tel qu’un handicap ;
  • des informations sur les condamnations pénales et les infractions.

Dans certains cas, nous pouvons recueillir des données personnelles vous concernant auprès de tiers, telles que des références fournies par d'anciens employeurs, des établissements d'enseignement, des informations provenant de prestataires de vérifications d'antécédents professionnels, des informations provenant d'agences de crédit.

Les données seront stockées dans des endroits différents, y compris par exemple dans votre dossier personnel, dans nos systèmes de gestion des ressources humaines et dans d'autres systèmes informatiques (y compris notre système de messagerie).

Pourquoi utilisons-nous les données personnelles ?

Nous devons utiliser vos données pour conclure un contrat de travail avec vous et pour respecter nos obligations en vertu de votre contrat de travail. Par exemple, nous devons utiliser vos données afin de vous fournir un contrat de travail, vous rémunérer conformément à votre contrat de travail et gérer vos droits aux prestations, retraites et assurances. Si vous ne fournissez pas certaines informations sur demande, nous pourrions ne pas être en mesure d'exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous ou nous pourrions être empêchés de respecter nos obligations légales (par exemple pour assurer la santé et la sécurité de nos employés, travailleurs et entrepreneurs).

Dans certains cas, nous avons besoin d’utiliser vos données pour nous conformer à nos obligations légales. Par exemple, nous sommes tenus de vérifier le droit d'un employé de travailler dans l’EU, de déduire des impôts, de nous conformer aux lois sur la santé et la sécurité et de permettre aux employés de prendre des périodes de congé auxquelles ils ont droit.

Dans d'autres cas, il en va de notre intérêt légitime de traiter les données personnelles avant, pendant et après la fin de la relation de travail. Les scénarios dans lesquels nous traiterons vos informations personnelles pour nos intérêts légitimes comprennent les situations dans lesquelles nous :

  • avons recours à des processus de recrutement et de promotion;
  • tenons des registres d'emploi précis et à jour ainsi que les coordonnées (notamment les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence) et les registres des droits contractuels et statutaires des employés ;
  • exploitons et tenons un registre des processus disciplinaires et de règlement des griefs, afin d'assurer une conduite acceptable sur le lieu de travail ;
  • exploitons et tenons un registre de performance des employés et des processus associés, planifions le développement professionnel, planifions la relève et pour des motifs de gestion de main-d'œuvre ;
  • exploitons et tenons un registre des absences et des procédures de gestion des absences, afin de permettre une gestion efficace de la main-d'œuvre et de s'assurer que les employés reçoivent la rémunération ou d'autres avantages auxquels ils ont droit ;
  • obtenons des conseils de santé au travail, nous assurer que ceux-ci respectent les obligations des personnes handicapées, respectent nos obligations en vertu de la loi sur la santé et la sécurité et nous assurer que les employés reçoivent le salaire ou autres avantages auxquels ils ont droit ;
  • gérons et conservons un registre d’autres types de congés (maternité, paternité, adoption, congé parental et parental partagé) afin de permettre une gestion efficace des effectifs, de nous assurer que nous respectons les obligations relatives aux congés et de veiller à ce que les employés reçoivent le salaire ou d'autres avantages auxquels ils ont droit ;
  • assurons une administration générale des ressources humaines et des affaires efficace ;
  • fournissons des références sur demande pour les employés actuels ou anciens ;
  • réagissons et nous défendons contre les plaintes en justice ; et
  • maintenons et promouvons l'égalité sur le lieu de travail.

Certains des motifs de traitement susmentionnés se recouperont et il pourrait y avoir plusieurs raisons justifiant l'utilisation de vos renseignements personnels.

Certaines catégories particulières de données à caractère personnel, telles que les informations sur la santé ou les conditions médicales, sont traitées pour remplir les obligations du droit du travail (comme celles concernant les employés handicapés).

Nous pouvons également traiter d'autres catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations sur l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, la santé ou la religion ou les condamnations aux fins de vérifications de l'égalité des chances. Les données que nous utilisons à ces fins sont anonymisées ou sont collectées avec le consentement exprès des employés qui peut être retiré à tout moment. Les employés sont entièrement libres de décider de fournir ou non de telles données et il n'y aucune conséquence à ne pas le faire.

Nous ne pouvons utiliser les informations relatives aux condamnations pénales que lorsque la loi le permet. Ce sera généralement lorsque ce traitement est nécessaire pour remplir nos obligations et à condition que nous le fassions conformément à notre avis de confidentialité.

Qui a accès aux données personnelles ?

Vos informations peuvent être partagées en interne, notamment avec les ressources humaines et l'équipe de recrutement (y compris le service de paie), votre supérieur hiérarchique si nécessaire et justifier, les responsables du secteur d'activité dans lequel vous travaillez et le personnel informatique et financier si l'accès aux données est nécessaire dans l’exécution de leurs fonctions.

Nous pouvons être amenés à partager vos données avec des tiers afin d'obtenir des références d'emploi d'autres employeurs, d'obtenir des vérifications des antécédents d'emploi auprès de fournisseurs tiers, ou lorsque nous avons un autre intérêt légitime à le faire . Nous pouvons également partager vos données avec des tiers dans le cadre d'une vente de tout ou partie de nos activités. Nous pouvons également avoir besoin de partager vos informations personnelles avec un organisme de réglementation ou pour respecter nos obligations légales. Dans ces circonstances, les données seront soumises à des accords de confidentialité.

Nous partageons également vos données avec des tiers qui traitent des données pour notre compte, en relation avec le service de paie, la fourniture de prestations et la fourniture de services de santé au travail. Nous demandons à ces tiers de respecter la sécurité de vos données et de les traiter conformément à la loi.

Nous pouvons transférer vos données personnelles vers des pays hors de l'Espace économique européen (EEE) afin de compléter le processus de recrutement. Dans certains Mai 2018 cas, les données peuvent être transférées vers un pays qui n'a pas été reconnu par la Commission européenne comme disposant de normes adéquates en matière de protection des données. Dans ces circonstances, nous prendrons des mesures pour garantir que vos informations personnelles soient traitées par ces tiers d'une manière qui soit conforme et respecte les lois de l'Union Européenne sur la protection des données. Par exemple, nous mettrons en œuvre des clauses contractuelles standard ou (lorsque le tiers est situé aux États-Unis) nous nous soumettrons a l’accord de protection des données entre l’UE et les États-Unis

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous prenons la sécurité de vos données au sérieux et avons mis en place des politiques et des contrôles internes pour garantir que vos données ne sont pas perdues, détruites accidentellement, utilisées à mauvais escient ou divulguées et qu'elles ne sont pas accessibles à l'exception de nos employés dans l'exercice de leurs fonctions. De plus amples détails sur les mesures de sécurité en place sont disponibles sur notre intranet ou sur demande.

Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous aviserons, ainsi que tout organisme de réglementation compétent, d'une violation présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire. Lorsque nous engageons des tiers pour traiter des données personnelles en notre nom, ceux-ci le font sur la base d'instructions écrites, sont soumis à un devoir de confidentialité et sont tenus de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données.

Pendant combien de temps conservons-nous les données ?

Nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel nous les avons collectées, y compris pour satisfaire aux exigences légales, comptables ou de rapport.

Nous conserverons vos données personnelles pendant la durée de votre emploi. Nous conservons généralement vos données durant 7 ans après la fin de votre emploi afin de remplir nos obligations légales, ou moins, conformément a l’obligation légale du pays concerné.

De plus amples détails sur les périodes de conservation pour différents aspects de vos informations personnelles sont disponibles dans notre politique de conservation des données qui est accessible sur l’intranet.

Vos droits

Vous avez un droit de regard et de ratification concernant vos données personnelles. Ainsi, dans certaines circonstances, vous pouvez:

  • consulter et obtenir une copie de vos données sur demande ;
  • nous obliger à modifier les données incorrectes ou incomplètes ;
  • nous demander de supprimer ou d'arrêter le traitement de vos données, par exemple lorsque les données ne sont plus nécessaires aux fins du traitement ;
  • vous opposer au traitement de vos données lorsque nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes en tant que fondement juridique du traitement ; et
  • demander que nous transférions vos informations personnelles à une autre Partie ou tiers

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez contacter les ressources humaines par courriel à [email protected] ou par courrier à Travelopia Holdings Limited, Origin One, 108 High Street, Crawley, West Sussex, RH10 1BD, UK.

Si vous estimez que nous n'avons pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez vous plaindre auprès du Commissaire Européen aux informations. Nous vous encourageons toujours cependant à nous contacter en premier lieu.

Que se passe-t-il en cas de refus de fournir des données personnelles ?

Vous avez certaines obligations en vertu de votre contrat de travail de nous fournir des données. En particulier, vous êtes tenu de signaler les absences de travail et pouvez être tenu de fournir des renseignements sur des questions disciplinaires ou autres en vertu du devoir implicite de bonne foi. Il se peut que vous deviez également nous fournir des données afin d'exercer vos droits statutaires, par exemple en matière de droits aux congés légaux ou maladie. Ne pas nous fournir ces données pour gêner sur l’application de votre contrat de travail.

Certaines informations, telles que les coordonnées, votre droit de travailler dans l’EU et les modalités de paiement, doivent nous être fournies pour nous permettre de conclure un contrat de travail avec vous. Si vous ne fournissez pas ces informations, cela entravera notre capacité à gérer efficacement les droits et obligations découlant de la relation de travail.

Prise de décision automatisée

Dans le cas où nous ferions appel à un logiciel d’aide à la décision, ou à la gestion des données personnelles pour nous aider à prendre des décision, vous ne serez pas soumis à des décisions qui auront un impact significatif sur vous uniquement sur la base d'une prise de décision automatisée, sauf si nous avons une base légale pour le faire et que nous vous avons informé préalablement.

Changement et mise à jour de ce règlemen.

Nous nous réservons le droit de mettre à jour ce règlement à tout moment ou de vous fournir un nouveau règlement lorsque nous ferons une mise à jour substantielle de ses clauses. Nous pourrions également être amenés à vous informer de temps à autre du traitement de vos informations personnelles.

25th May 2018